體驗營-Excel財務應用

一、 建立簡易 Excel 會計系統

如何利用 Excel 建立一個簡單的會計系統，涵蓋了從交易登錄到日記簿、進行試算，最終編製三大財務報表：損益表、資產負債表和現金流量表的過程。

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二、 會計科目的設定

會計記帳的第一步是列出所有可能用到的帳戶名稱，這些帳戶又稱為「會計科目」。

五種類型的會計科目：

1. 收入 (Revenue)

2. 支出 (Expenses)

3. 資產 (Assets)

4. 負債 (Liabilities)

5. 股東權益 (Equity)

會計原則中的著名公式： 

• 將「資產」、「負債」和「股東權益」三者關係解釋為資金的「去向」與「來源」，並指出金額是相等的，
  因此得出公式：資產 = 負債 + 股東權益。

常見的會計科目範例：

• • 收入：公司營業時產生的收入。

  • 支出：進貨成本、員工薪資、水電費、廣告支出、設備折舊費用、支付給銀行的利息等。

  • 資產：現金、銀行存款、應收帳款（客戶未付清款項）、商品存貨、機器設備。需要注意的是，設備會逐漸耗損，因此還要估算並扣除累積折舊值以算出設備的真實價值。

  • 負債：銀行貸款、應付帳款（向供應商購買原物料或服務但未付清的款項）。

  • 股東權益：業主投入的資金、業主往來（老闆從公司提領現金）。

Excel 中的設定技巧：

• • 將會計科目依「資產、負債、股東權益、收入、支出」的順序整理成表格，並可設定標題的粗體、置中對齊、欄標題底色等格式。

  • 為了方便後續設定公式，可將這些整理好的科目依其性質轉換為**「名稱範圍」**（例如將資產類科目命名為「資產」），這能省去未來製作財務報表時的複製貼上操作。設定好的名稱會統整於「名稱管理員」中，可隨時修改範圍。

三、 交易登錄至日記簿

建立好會計科目後，接下來是將公司的每筆交易依時間順序記錄到**「日記簿」**。

會計記帳的核心原則：

• • 會計記帳最大的差別在於一定會同時涉及兩個帳戶。

  • 一個是**「借方」(Debit)，列在表格左側；另一個是「貸方」(Credit)**，列在表格右側。

  • 「借」、「貸」並非字面意義，而類似**「進」和「出」的概念**。

  • 會計記帳一定是一進一出，借貸兩方必須維持平衡。

  • 簡單的判斷方法：想這筆交易會導致公司的資金流入還是流出。
    如果流入就放在左（借方），流出就放在右（貸方）。
    填好金額後，再到另一方依交易性質挑選適合的會計科目並填入相同金額.。

交易範例與登錄方式：

• • 業主投資現金：公司現金帳戶有「進」（借方），小明自己的資金「出」（貸方），科目填入「業主資本」。

  • 公司進貨：公司銀行存款「出」（貸方），公司存貨有「進」（借方），科目填入「商品存貨」。

  • 公司向銀行借貸：資金「入」公司銀行帳戶（借方），貸方選擇「銀行貸款」。

  • 我方有餘款尚未繳清：餘款登記在**「應付帳款」**。

  • 客戶賒購商品：借方為**「應收帳款」，貸方為「銷貨收入」。由於商品售出存貨減少，還需在「出」的這邊登記「商品存貨」（貸方），金額為商品成本價值；借方則記錄為「銷貨成本」**。

  • 老闆從公司提領現金：科目登記為**「業主往來」**。

  • 公司設備折舊：假設設備購得價格為 24,000 元，分十年折舊，則一個月折舊額為 24,000 / 10 / 12。此金額記錄在貸方欄位，借方科目登記為**「折舊費用」**。

Excel 中的設定技巧：

• • 將已填好的資料轉換成 Excel 「表格」，這樣記錄新資料時，Excel 公式能自動更新計算範圍。

  • 可建立新的表格樣式，或修改預設樣式，使其更符合會計風格。

  • 可修改儲存格格式，例如變更日期顯示方式、為金額加上貨幣和千分位符號，並將負數顯示為黑色括號，靠右對齊。

  • 利用**「資料驗證」功能**，將科目欄變成下拉選單，選單內容來源為會計科目表格，提升輸入效率

儲存格格式設定

新增下拉選單

四、 建立試算表(驗算)

當所有交易都登錄到日記簿之後，下一步是建立**「試算表」，以檢查借方和貸方的餘額是否相等**。

• 試算表的目的：
  
  

  • 如果兩方餘額不平衡，代表日記簿內容有錯誤，需要進一步驗算和檢查。

  • 試算表整理好的餘額，可用於後續編製財務報表。

試算表的建立步驟與 Excel 公式應用：

• • 將試算表轉成 Excel 表格。

• • 將所有會計科目從日記簿複製貼到試算表的左欄。

  • 使用 SUMIF 函數計算每個科目的借方和貸方總和，然後相減，得出各帳戶餘額。

    • 借方計算：SUMIF(借方科目欄位, 指定科目名稱, 對應金額欄位)。

    • 貸方計算：SUMIF(貸方科目欄位, 指定科目名稱, 對應金額欄位)。

• • 依據正負值將餘額分成兩個不同的欄位（借方餘額和貸方餘額），以便驗證平衡。

    • 借方欄位：使用 IF 函數，若餘額大於 0（正值）則顯示該金額，否則維持空白。

    • 貸方欄位：同樣使用 IF 函數，但條件設為餘額小於 0 時才顯示；為避免負值顯示，可在金額前加上負號。

  • 最後，利用 Excel 表格內建的「合計」功能，加總借方和貸方兩個欄位。

  • 驗證：如果兩個欄位的合計數值相等，就代表借貸兩方已平衡，帳本沒有錯誤；如果數值不相等，則需回到日記簿檢查帳戶名稱或金額數字是否有誤。